Comment se servir de OneDrive entreprise ?

OneDrive for Business (ODFB) est la réponse de Microsoft à la demande de stockage personnel dans le cloud. Microsoft travaille sur ce modèle de stockage hébergé depuis des décennies, sous une forme ou une autre, et la plupart des fonctionnalités de OneDrive, qui étaient bien en avance sur leur temps à l’époque, sont désormais la norme dans le stockage cloud et les espaces collaboratifs.

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OneDrive Entreprise est une solution distincte de « OneDrive » car elle possède de nombreuses autres fonctionnalités dérivées de celles proposées par les versions Office 365 pour les entreprises. La version de « OneDrive » disponible via une licence personnelle ou une licence Office 365 « Home » possède de nombreuses fonctionnalités, mais n’offre pas le même degré d’organisation contrôle en termes de sécurité, d’automatisation et d’intégration sur le lieu de travail.

Si vous souhaitez disposer de ces fonctionnalités pour vos dossiers personnels (certaines personnes les utilisent beaucoup : c’est très agréable d’automatiser le suivi de vos comptes bancaires ou votre planning de travail ménager), vous pouvez simplement acheter une licence Office 365 pour les entreprises, souvent pour quelques euros de plus que la licence familiale, selon la les options que vous choisissez.

Les fonctionnalités disponibles via OneDrive Entreprise en font un outil de collaboration idéal pour les utilisateurs professionnels, en particulier lorsqu’ils sont intégrés à d’autres applications. Office 365.

Stockage cloud personnel pour aider les employés à collaborer

La véritable force de OneDrive Entreprise réside dans le fait qu’il offre aux employés un espace pour stocker des fichiers et travailler sur des documents accessibles partout dans le monde. Les utilisateurs peuvent créer des documents dans leur espace OneDrive ou télécharger des documents et des fichiers grâce à une multitude d’outils pour organiser leur contenu personnel.

L’un des principaux avantages de OneDrive for Business permet aux utilisateurs d’interagir facilement avec les fichiers MS Office. Les professionnels qui utilisent OneDrive Entreprise bénéficient de toutes les fonctionnalités de PowerPoint, Word, Excel et d’autres applications Office 365 qui interagissent avec celui-ci de manière transparente et via plusieurs canaux.

Partage de fichiers et gestion de la sécurité

OneDrive for Business permet aux utilisateurs de partager des informations en toute sécurité et de contrôler les niveaux de sécurité via un accès direct ou via des liens pour modifier ou afficher des fichiers. Ils peuvent également le faire au niveau du dossier dans OneDrive, pour permettre l’accès à un ensemble de fichiers ou de dossiers stockés dans le lecteur.

Cela facilite grandement la collaboration sur des projets ou la finalisation de documents avant leur publication dans des zones plus visibles d’Office 365, telles que les sites SharePoint ou Microsoft Teams. Il peut également être partagé à partir d’applications Office, sans avoir à accéder à une autre interface, ce qui permet une expérience de collaboration encore plus fluide.

Les entités responsables de la gestion d’Office 365 peut déterminer si les informations peuvent être partagées en externe, et les autorisations et propriétés des fichiers stockés dans OneDrive Business peuvent également être gérées. Avec certaines licences, les organisations peuvent obtenir des rapports et gérer la sécurité en fonction de la présence ou de l’absence de contenu sensible dans les documents des utilisateurs.

OneDrive propose une application pour appareils mobiles

OneDrive Entreprise peut être installé et synchronisé avec des appareils mobiles Android ou Apple ou sur un ordinateur portable, et son utilisation est très simple. Certaines licences permettent des contrôles organisationnels, afin que les appareils puissent accéder aux informations OneDrive Entreprise, et les adresses IP et les utilisateurs de domaine peuvent se connecter à leurs comptes OneDrive Entreprise.

OneDrive Entreprise s’intègre à Microsoft Teams, Exchange Email et SharePoint

Les espaces de « chat » personnels de Microsoft Teams, qui permettent des conversations permanentes avec un ou plusieurs utilisateurs, utilisent OneDrive Entreprise pour permettre à ces utilisateurs de partager des fichiers. Quand vous téléchargez un fichier sur Teams, il est effectivement téléchargé sur OneDrive Entreprise et est automatiquement partagé avec les autres utilisateurs qui participent à votre chat.

De même, si vous téléchargez un document envoyé en tant que pièce jointe à un e-mail, ce document peut être téléchargé sur votre OneDrive et partagé via un lien dans l’e-mail pour empêcher la création de documents en double.

Vous pouvez également déplacer ou copier des documents vers plusieurs emplacements dans Office 365 à partir de l’interface OneDrive Entreprise. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous partagez des fichiers avec des sites SharePoint, Teams ou Groupes au sein de l’organisation.

Gestion des versions et gestion des sauvegardes et de la corbeille

Microsoft a été l’une des premières entreprises à proposer des fonctionnalités de « gestion des versions » des documents qui permettent aux utilisateurs de revenir en arrière et de restaurer des versions antérieures de leurs documents Office stockés dans SharePoint, Office 365 ou OneDrive Entreprise. Les utilisateurs peuvent par défaut revenir aux 500 dernières versions d’un document, ce qui leur permet de « revenir dans temps » pour récupérer tout document personnel pendant 90 jours ou plus.

Microsoft permet aux utilisateurs de One Drive for Business d’obtenir une sauvegarde de 30 jours de leurs données, en tirant parti de la fonctionnalité de gestion des versions pour ramener tous les fichiers stockés dans le lecteur à une date antérieure.

La gestion des versions ne permet pas à l’utilisateur de restaurer des documents qui ont été supprimés, mais la fonction Corbeille permet de restaurer les documents « supprimés » par l’utilisateur tels qu’ils se trouvaient à un instant T pendant une période allant jusqu’à 90 jours.

Synchronisation des fichiers

L’application OneDrive Entreprise pour Mac et PC vous permet de synchroniser des fichiers sur l’ordinateur d’un utilisateur. Cela vous permet d’obtenir une copie sur votre ordinateur pour une modification hors ligne et une copie dans le cloud pour une disponibilité accrue et un accès plus facile lors de vos déplacements. Microsoft a récemment ajouté une nouvelle fonctionnalité : un PC peut synchroniser des fichiers stockés dans OneDrive Entreprise sur le bureau d’un utilisateur sans copier les fichiers, ce qui permet une expérience de création synchronisée en direct vers le cloud à partir du l’appareil de l’utilisateur, sans avoir à se soucier de la synchronisation des fichiers. L’application OneDrive Entreprise permet également la synchronisation des documents stockés sur les sites SharePoint, ce qui en fait un outil encore plus puissant pour la collaboration au sein de l’entreprise.

Que ce soit sur votre propre ordinateur ou à partir de l’application cloud accessible via le navigateur, vous pouvez modifier des fichiers dans le cloud à partir d’applications Office 365 sur Mac ou PC.

Co-écriture

Cette fonction de montage en direct peut être utilisée par plusieurs utilisateurs simultanément. Vous pouvez voir les modifications apportées par un utilisateur lorsque vous travaillez ensemble sur des documents.

Forfaits et tarifs OneDrive

Le prix de OneDrive est basé sur les besoins de l’entreprise et de ses utilisateurs. Les forfaits OneDrive existent en version personnelle ou professionnelle, afin de répondre au mieux aux attentes de chacun.

Forfaits individuels

• OneDrive Basic : Ce plan est offert gratuitement aux utilisateurs. Il offre 5 Go d’espace de stockage et est limité à un seul utilisateur.
• OneDrive 50 Go : Ce plan coûte 2 euros par mois, mais offre 10 fois plus d’espace de stockage. Il est également limité à un seul utilisateur.
• OneDrive Office 365 Personal : Ce plan coûte 7 euros par mois et offre aux utilisateurs 1 To d’espace de stockage. Il est également limité à un seul utilisateur.
• OneDrive Office 365 Home : c’est le seul forfait qui permet jusqu’à 5 utilisateurs maximum et offre 5 To de stockage au coût de 10 euros par mois.

Forfaits OneDrive Entreprise

• OneDrive for Business Plan 1 : La société dispose de 1 To de stockage par utilisateur pour 50,40€ par an.
• OneDrive for Business Plan 2 : Pour un coût annuel de 100,80 euros par personne, les entreprises peuvent inclure un nombre illimité d’utilisateurs et avoir une capacité de stockage illimitée.
• OneDrive Business Premium : Pour un coût annuel de 126€ par personne, l’entreprise bénéficie de 1 To de stockage et de nombreux fonctionnalités supplémentaires (intranet Sharepoint, adresses e-mail personnalisées, organisation de réunions via visioconférence HD illimitée, possibilité d’inclure jusqu’à 300 utilisateurs, etc.) Pour plus d’informations : https://products.office.com/fr-fr/onedrive-for-business/compare-onedrive-for-business-plans

OneDrive s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctionnalités…

De nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées, et ces fonctionnalités deviennent de plus en plus complexes et performantes. La transcription audio a été ajoutée à OneDrive for Business cette année, ainsi que la possibilité de rechercher du texte dans des fichiers image hébergés sur OneDrive. D’autres intégrations avec des applications telles que Microsoft Teams et des connexions à des applications tierces telles que Google Drive, Box et DropBox en font une solution puissante et polyvalente pour la collaboration entre les différents services de l’entreprise, aujourd’hui et dans les années à venir.

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