Guide pratique des photocopieurs multifonctions

Le photocopieur n’est plus seulement un outil de copie, mais un élément central de la productivité au bureau. Avec les modèles multifonctions, la gestion documentaire et la collaboration prennent une nouvelle dimension.

Qu’est-ce qu’un photocopieur multifonction ?

Cet équipement de bureau allie plusieurs fonctionnalités dans un seul appareil. Au-delà de sa fonction première de copie, il se définit par :

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  • l’impression en noir et blanc ou en couleur ;
  • la numérisation de documents ; 
  • la fonction fax ;
  • la compatibilité avec différents appareils multimédias ;

Grâce à ces différentes fonctionnalités, le photocopieur comme le MPC 307 devient le pilier de la productivité et de la collaboration dans les bureaux modernes.

Les principaux fabricants de photocopieurs multifonctions

Plusieurs grands noms de l’industrie électronique proposent des gammes complètes de photocopieurs multifonctions pour répondre à tous les besoins :

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  • Ricoh ; 
  • Konica Minolta ;
  • Sharp ;
  • HP ; 
  • Canon ;
  • Xerox. 

Chacun de ces industriels apporte des réponses spécifiques en termes de fonctionnalités et d’usages métiers.

Choix du modèle en fonction des besoins

De nombreux critères techniques et d’usage doivent être analysés avant de sélectionner le modèle de photocopieur multifonction adapté. 

Les fonctionnalités avancées sont parfois nécessaires. Cela concerne, entre autres : 

  • la numérisation vers des applications tierces ; 
  • l’envoi sécurisé de fax ; 
  • la gestion de projets mobiles.

Les logiciels de gestion de flotte et de cybersécurité proposés constituent un autre facteur à prendre en compte. Ils garantissent une meilleure maîtrise des usages ainsi qu’un niveau de protection élevé. Vous devez aussi prendre en considération la compatibilité avec : 

  • les infrastructures réseau ; 
  • les solutions cloud ; 
  • les applications métiers existantes.

Fonctionnalités évoluées pour le travail collaboratif

Les modèles les plus récents incluent des fonctionnalités poussées, favorisant la gestion des documents et le travail collaboratif. L’authentification sécurisée par badge ou code pin permet de réguler précisément l’accès aux fonctions d’impression et de numérisation.

Les applications mobiles associées donnent la possibilité de piloter à distance certaines opérations : 

  • imprimer directement depuis un appareil portable ; 
  • envoyer des fax.

La gestion avancée des flux de travail autorise la circulation des documents entre utilisateurs, avec suivi des statuts et notifications. Les capacités de numérisation étendues offrent des solutions complètes de dématérialisation des archives vers des espaces de stockage sécurisés dans le cloud.

Environnement et économies réalisables

Les appareils disponibles répondent aux différents enjeux environnementaux.

Choix de consommables éco-responsables

Dans une démarche écoresponsable, le choix des consommables est une dimension importante à prendre en compte pour les utilisateurs de photocopieurs multifonctions :

  • des toners biosourcés à base d’amidon ; 
  • des cartouches recyclables ; 
  • des cartouches à fort rendement.

Certains fabricants proposent également des offres de reprise des anciennes cartouches, leur permettant une seconde vie via le reconditionnement.

Gestion des coûts et reporting d’activité

Maîtriser les dépenses liées à l’utilisation des photocopieurs multifonctions passe par une gestion rigoureuse des coûts d’impression. Vous pouvez mettre en place : 

  • les solutions de comptage précises ;
  • des systèmes de quotas d’impression et de tarification ; 
  • l’optimisation des paramétrages de copie recto-verso ;
  • des modules logiciels de supervision globale.

Un suivi fin des coûts d’utilisation contribue à une politique documentaire plus rationnelle et respectueuse des budgets de l’entreprise.

Solutions de maintenance préventive

Afin de minimiser les risques de panne et les temps d’indisponibilité, certains fournisseurs proposent des solutions avancées de maintenance préventive. Cela concerne : 

  • le suivi à distance de l’état des consommables et des paramètres machine ;
  • des alertes automatiques envoyées aux équipes de maintenance ;
  • la mise à jour régulière à distance des logiciels et la réalisation de mises à jour de sécurité.

Des contrats de maintenance à l’usage prévoient un certain nombre d’heures de maintenance incluses, apaisant les contraintes budgétaires. Ces services innovants offrent aux utilisateurs un niveau de service optimal et une disponibilité maximale de leurs équipements tout en maîtrisant les coûts.

Tendances et innovations à venir

Les fabricants proposent toujours des solutions innovantes afin d’anticiper les besoins des utilisateurs.

Connectivité accrue et intelligence artificielle

Les fabricants de photocopieurs multiplient les innovations pour renforcer la connectivité de leurs équipements et intégrer des capacités d’intelligence artificielle :

  • l’intégration native d’assistants virtuels ;
  • le traitement intelligent des documents numérisés grâce à l’IA ;
  • la gestion anticipée des pannes et la maintenance prédictive ;
  • le partage simplifié des contenus sur les réseaux sociaux.

Ces évolutions technologiques rendent l’expérience utilisateur toujours plus intuitive et productive au quotidien.

Impression 3D et personnalisation des documents

De nouvelles applications émergent pour offrir toujours plus de services autour de la production personnalisée de documents. L’intégration de modules d’impression 3D permettant de concevoir directement depuis le photocopieur des objets en plastique de petite taille.

La personnalisation de documents par l’ajout en temps réel de variables comme les noms, adresses ou logos à partir de bases de données. Les options de finition ont également évoluées comme : 

  • la reliure ; 
  • le pliage ; 
  • le perçage ; 
  • l’ajout d’une couverture personnalisée.

Le développement de l’impression sur supports non standard comme le tissu, le vinyle adhésif ou le papier spécial.

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